Comunicazione Sincrona vs Asincrona: la distinzione alla base dello Smart Working
Le persone che lavorano in un’azienda comunicano tra di loro con modalità precise. Non sempre queste modalità vengono supervisionate dai dirigenti, ma sono sempre un fattore determinante per l’efficienza delle attività lavorative. Soprattutto in caso di Smart Working.
Possiamo individuare due tipologie di comunicazione: asincrona e sincrona.
- Comunicazione Sincrona: con questo approccio, ogni messaggio inviato richiede una risposta dall'interlocutore a cui è rivolto e questa deve arrivare in un intervallo di tempo codificato e molto limitato.
- Comunicazione Asincrona: con questo approccio, la maggior parte dei messaggi necessitano di una risposta da parte di un interlocutore, ma questa può arrivae in tempi variabili e non necessariamente utilizzando lo stesso strumento utilizzato per porre la domanda.
La distinzione tra una comunicazione Sincrona e una Asincrona è alla base della distinzione tra lavoro remoto e Smart Working.
Caratteristiche e vantaggi
La comunicazione sincrona è comoda, richiede poco sforzo. La comunicazione asincrona è più onerosa, richiede più organizzazione e più metodo, ma è incredibilmente efficiente.
Dobbiamo ricordare che la vera comunicazione sincrona avviene solo quando i messaggi vengono comunicati a voce, in presenza o via telefono. Per tutti gli altri strumenti di comunicazione, è previsto un ritardo nella risposta o un cambio di canale (anche nel caso delle chat).
Pensiamo, ad esempio, di usare WhatsApp per contattare un fornitore con un messaggio come “non mi hai ancora fatto sapere quando ci possiamo incontrare...”. È possibile che la risposta ci arrivi via mail, in formato iCal (le mail che riportano i dettagli dell’appuntamento ed eventualmente le opzioni di scelta Sì, No, Forse).
Inoltre, è molto importante definire e considerare la forma dei dati che vogliamo comunicare.
Possiamo distinguere tra:
- Dato non strutturato: tipo di informazione che per sua natura o per mancanza di dettaglio non è ancora ben definita, fluida, difficilmente “tabellare”.
- Dato strutturato: tipo di informazione pronta per essere inserita in un gestionale, un form o una tabella.
Regole empiriche per cominciare
Saper usare nel modo corretto Comunicazione Sincrona e Asincrona permette di aumentare l’efficienza di qualunque team di lavoro.
Di seguito, riportiamo alcune regole empiriche da cominciare a seguire:
- La comunicazione sincrona è necessaria in situazioni di incertezza (il lavoratore non sa di quali informazioni ha bisogno) o quando l’informazione è molto destrutturata.
- Non conviene sollecitare una risposta mediante uno strumento asincrono, in quanto non si può pretendere che l’interlocutore comprenda l’urgenza, a meno che non siano state esplicitate. Meglio invece usare uno strumento sincrono, illustrare la situazione e chiedere una risposta con questa modalità.
- Se si utilizza uno strumento asincrono (es. email) per trasmettere un'informazione corposa o complicata, ma si necessita una risposta in tempi brevi, è meglio esplicitare l’urgenza della risposta.
- Se lo strumento con si inizia la conversazione è asincrono, ma non permette di spiegarsi bene o viene usato in modo sincrono (es. le chat infinite che durano da 20 minuti), è meglio passare a una comunicazione sincrona.
- Ogni volta che sia possibile, comunicare le informazioni usando strumenti asincroni e strutturati: sincrono e destrutturato permettono di gestire la singole contingenze e le situazioni caotiche, ma asincrono e strutturato sono per sempre.
Saper distinguere correttamente tra queste modalità è un requisito fondamentale per trasformare il lavoro remoto in Smart Working.
Non solo: può migliorare notevolmente anche il lavoro in presenza. Ogni membro del team, infatti, avrebbe sempre a disposizione le informazioni di cui ha bisogno, senza perdere tempo a “rincorrerle” e senza interrompere continuamente i colleghi.